Déclaration de Cox & Palmer relative à la protection des renseignements personnels

Le cabinet Cox & Palmer cueille, utilise et communique des renseignements personnels à l’égard de ses clients lorsqu’il leur fournit des services ou qu’il exerce des activités commerciales connexes. En tant que membres de la profession juridique, nous sommes tenus d’observer le privilège avocat-client et les règles de procédure civile prescrites par les barreaux auxquels nous appartenons. Notre activité est également assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5 (« LPRPDÉ »). Le présent Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels est conforme aux principes de protection de la vie privée découlant actuellement de la LPRPDÉ et reflète notre engagement envers le respect de normes juridiques et déontologiques conformes aux codes de déontologie mis en place par les barreaux dont nous sommes membres. 

Renseignements personnels

Sous le régime de la LPRPDÉ, un « renseignement personnel » signifie un renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et de l’adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail. La mention de « clients » dans le présent énoncé désigne nos clients passés, actuels et éventuels. 

Cueillette des renseignements personnels

Lorsque nous sommes mandatés de représenter un client, nous cueillons, pour son compte et conformément aux directives découlant du mandat de prestation de services juridiques qu’il nous accorde, des renseignements personnels concernant lui-même ou occasionnellement un tiers. Notre cueillette de renseignements personnels s’effectue uniquement par des moyens légaux et équitables et se limite à l’information raisonnablement nécessaire aux fins visées. Dans certains cas, nous conservons les noms et adresses électroniques d’individus désireux de recevoir nos publications, bulletins de nouvelles et autres communications. 

Dans la mesure du possible, nous obtenons des renseignements personnels à l’égard de clients ou de tiers directement de la part des parties concernées ou des individus mandatés par elles de nous fournir de tels renseignements. Dans certains cas, nous obtenons des renseignements d’autres sources, notamment les suivantes :

  • agences gouvernementales ou registres
  • comptables et autres conseillers professionnels
  • institutions financières
  • assureurs
  • agences de crédit
  • autres tiers affirmant avoir le droit de communiquer de tels renseignements 

Consentement

Sauf dans des cas exceptionnels, nous obtenons le consentement de nos clients et de tiers à la cueillette, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le consentement peut être exprès, c’est-à-dire donné à une fin précise (par exemple, une fin précisée dans une lettre de mandat), ou implicite, lorsque la fin n’est pas explicite, mais qu’elle est dictée par les circonstances ou qu’elle découle logiquement d’une fin précise (comme des bulletins de nouvelles et autre contenu juridique susceptible d’être utile au destinataire). Le consentement peut être révoqué ou modifié en communiquant avec l’un de nos agents de la protection de la vie privée nommés ci-dessous, sous réserve de toute restriction de source légale ou contractuelle et sur réception par notre cabinet d’un préavis raisonnable. 

Le consentement à notre cueillette de certains renseignements personnels peut être nécessaire pour nous permettre de fournir des services juridiques à nos clients. En revanche, notre prestation de services juridiques n’est pas conditionnelle à ce que des renseignements personnels non pertinents à la prestation de ces services nous soient communiqués. 

Cox & Palmer cueille, utilise et communique des renseignements personnels sans consentement préalable seulement en de rares circonstances et lorsque la loi le permet. On compte parmi ces circonstances : 

  • l’impossibilité d’obtenir un consentement en temps opportun lorsque la cueillette, l’utilisation et la communication des renseignements personnels sont nécessaires pour veiller à l’intérêt de la personne ; 
  • l’existence d’une obligation légale ou d’une ordonnance de la cour, d’une agence administrative ou d’un tribunal administratif ; 
  • le risque que l’obtention du consentement compromette une enquête concernant une violation contractuelle ou une infraction à la loi ; 
  • une exigence de communication de documents découlant des règles de procédure civile ; 
  • le caractère public de l’information ; 
  • la nécessité d’obtenir l’information pour que Cox & Palmer puisse recouvrer une créance, demander des mesures de redressement ouvertes à lui ou limiter tout préjudice qu’il pourrait subir.

Dans tous les cas de communication de renseignements personnels en l’absence d’un consentement, Cox & Palmer ne communiquera que l’information nécessaire. 

Utilisation des renseignements personnels

La cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements par notre cabinet sont également protégées par notre devoir de confidentialité envers nos clients et, le cas échéant, par le privilège avocat-client. La prestation de services juridiques à nos clients est la principale fin visée par la cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. En relation avec la prestation de services juridiques, nous pourrions utiliser des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • des questions liées aux relations avec les clients et à la prestation de services ; 
  • la comptabilité et le recouvrement ;
  • l’évaluation de l’admissibilité d’un client à des sources de crédit ;
  • la vérification et la tenue de livres.

En plus de fournir des services juridiques à notre clientèle, nous produisons des bulletins de nouvelles et des articles et donnons des présentations concernant l’évolution du droit en guise de services à la clientèle et à d’autres membres du milieu des affaires. À cette fin, nous pourrions diffuser des mises à jour juridiques, des invitations à de futures présentations ainsi que de l’information générale portant sur des domaines du droit que nous croyons susceptibles de vous intéresser ou d’être pertinentes à vos activités. 

Communication des renseignements personnels

L’utilisation et la communication par notre cabinet de renseignements relatifs aux dossiers clients sont également assujetties à notre devoir professionnel de confidentialité et aux exigences du privilège avocat-client (le cas échéant). Sauf dans les cas susmentionnés, notre communication de renseignements personnels se limite à des fins liées à la prestation de services juridiques à nos clients. Dans la mesure du possible, nous sollicitons le consentement exprès du client à la communication de ses renseignements personnels, sauf dans l’unique cas d’une communication exigée ou permise par la loi. La communication de renseignements personnels est possible, notamment dans les circonstances suivantes : 

  • lorsque la communication est nécessaire à la prestation de services juridiques, comme à un prêteur dans le cadre d’une opération d’hypothèque immobilière ;
  • afin d’établir ou de recouvrer des honoraires ; 
  • afin de retenir les services d’un témoin expert au nom du client ; 
  • afin de retenir, au nom du client, les services d’un autre cabinet d’avocats à l’extérieur de notre territoire ; 
  • lorsqu’un tribunal judiciaire émet une ordonnance de production de documents. 

Sécurité des renseignements personnels

Cox & Palmer met en œuvre des mesures de sécurité appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication, l’utilisation ou la modification. Ces mesures varient selon le niveau de confidentialité, le volume, la forme, la nature et le stockage des renseignements personnels et mettent à profit, le cas échéant, des moyens de sécurité physiques, organisationnels ou électroniques, incluant la sécurité des lieux, l’accès restreint aux dossiers renfermant des renseignements personnels, le recours aux technologies de sécurité telles les logiciels de protection de données et les coupe-feux conçus pour empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs, l’utilisation de mots de passe et la mise en œuvre de politiques en matière de sécurité. Cox & Palmer exige que les tiers fournisseurs de services vers lesquels des renseignements personnels peuvent être acheminés fournissent à l’égard de ces renseignements un niveau de protection à la hauteur des normes établies par Cox & Palmer. 

Comme bien des organismes, Cox & Palmer communique par courrier électronique avec ses clients et d’autres parties. Ces messages électroniques sont non cryptés, mais transmis en texte clair. En cours de transmission, les messages électroniques non cryptés sont susceptibles de perte, d’erreur d’acheminement, d’interception ou d’utilisation malveillante. Par cette pratique, nous croyons avoir trouvé le juste milieu entre la protection des données et la commodité puisque bon nombre de personnes et d’organismes sont incapables de décrypter des messages électroniques. 

Conservation des renseignements personnels

Cox & Palmer conserve les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins de la collecte et en conformité avec les exigences législatives en vigueur. Cela peut engendrer la conservation de renseignements personnels au-delà de la durée de notre relation avec une personne, par exemple lorsque nous pourrions avoir besoin de ceux-ci pour répondre à des questions liées aux fins de leur cueillette. Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires, Cox & Palmer met en œuvre une procédure visant leur effacement, destruction ou conversion en une forme anonyme. 

Accès aux renseignements personnels

Cox & Palmer s’engage à répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels dans les délais prescrits par LPRPDÉ, soit actuellement dans les trente (30) jours de la réception par notre cabinet de votre demande. Dans certains cas, il peut nous être impossible de fournir, en tout ou en partie, les renseignements personnels que nous possédons à l’égard d’une personne, par exemple lorsqu’ils ne peuvent pas être extraits de l’information d’un tiers ou qu’ils sont protégés par des normes professionnelles de confidentialité ou afférentes au privilège avocat-client. Plus précisément, lorsque Cox & Palmer a cueilli des renseignements personnels à l’égard d’un tiers en cours de représentation d’un client, l’accès à ceux-ci peut être refusé sur la base du privilège avocat-client. Cox & Palmer ne répond pas aux demandes d’accès à des renseignements personnels qui sont frivoles, vexatoires ou répétitives. 

Nous n’exigeons pas de frais contre l’accès ; cependant, nous pourrions demander nos frais de photocopies habituels lorsque des copies sont demandées ou que d’importants coûts de traitement sont engendrés en réponse à une demande. Dans de tels cas, l’auteur de la demande d’accès recevra un préavis des frais exigés. 

Mise à jour et correction des renseignements personnels

À Cox & Palmer, nous prendrons les mesures nécessaires pour corriger nos dossiers si nous sommes avisés que nos renseignements ne sont pas exacts, complets ou à jour. Étant donné notre utilisation de renseignements personnels dans la prestation de services juridiques à nos clients et pour communiquer à des tiers de l’information juridique ou liée à la pratique du droit, il importe que nous nous fondions sur de l’information exacte et à jour. Nos clients et les tiers concernés sont donc priés de nous aviser des modifications aux renseignements personnels que nous possédons à leur égard afin que nos dossiers soient mis à jour en conséquence. 

Modification de l’Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels

Le présent Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels peut être modifié de temps à autre dans le cadre d’un examen régulier de notre gamme complète de politiques et de procédures afin de garantir leur conformité avec les changements dans la législation et la technologie. Des avis de modification seront publiés sur notre site Web et concerneront toute information cueillie par Cox & Palmer, y compris avant la modification adoptée. 

Site Web

Il se peut que notre site Web fournisse des hyperliens vers d’autres sites non couverts par le présent Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels. Comme sur bien d’autres sites Web d’exploitation commerciale, les habitudes de transmission, l’utilisation du site et d’autres données connexes peuvent être surveillées dans le but d’optimiser notre site Web. Nous pourrions transmettre des données agglomérées à des tiers, sans toutefois inclure des renseignements à l’égard de personnes identifiables. 

Questions

Pour des questions concernant les pratiques de Cox & Palmer en matière de protection de la vie privée ou pour demander l’accès à vos renseignements personnels en notre possession, veuillez communiquer avec le principal agent de protection de la vie privée sur votre territoire :